Team & Organisation
Arbeite gemeinsam mit Familie, Mitarbeitern oder dem FBG-Vorstand in deinem Waldpilot-Konto. Lege eine Organisation an, lade Mitglieder ein und steuere über Rollen, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.
Was ist eine Organisation?
Eine Organisation ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich für mehrere Personen. Alle Waldbesitze, Einschläge, Borkenkäfer-Kontrollen und Meldungen werden im Team geteilt — jedes Mitglied sieht denselben aktuellen Stand, auf allen Geräten.
Waldpilot unterscheidet zwei Organisationstypen:
- Betrieb — für Forstbetriebe, Familien und private Bewirtschafter. Ideal, wenn mehrere Personen denselben Waldbesitz pflegen (z. B. Eigentümer + Sohn + Forstwirt). 3 Plätze inklusive.
- FBG — für Forstbetriebsgemeinschaften. Zusätzliche Funktionen für Mitgliederverwaltung, Vorstand und gemeinsame Holzvermarktung. 5 Plätze inklusive.
Wann ist eine Organisation sinnvoll?
- Mehrere Familienmitglieder bewirtschaften denselben Waldbesitz
- Der Waldbesitzer arbeitet mit einem externen Forstwirt oder Forstunternehmer zusammen
- Du bist im Vorstand einer Forstbetriebsgemeinschaft und willst die Mitgliederwälder gemeinsam verwalten
- Ein Betrieb hat mehrere Angestellte, die Einschläge und Meldungen erfassen
Solange du allein arbeitest, brauchst du keine Organisation — der Tarif Privat reicht vollkommen aus. Eine Organisation kannst du jederzeit später anlegen.
Organisation erstellen
Plan auf Betrieb oder FBG upgraden
Öffne in deinem Konto Einstellungen → Abonnement und wähle den Plan Betrieb oder FBG. Die Abrechnung läuft über Stripe und ist monatlich kündbar.
Name und Kontakt-Email eingeben
Trage den offiziellen Namen deines Betriebs oder deiner FBG ein (z. B. „Forstbetrieb Müller GbR" oder „FBG Hochsauerland e.V."). Die Kontakt-Email wird auf Einschlagsmeldungen und EUDR-Erklärungen als Absender verwendet.
Erste Mitglieder einladen
Direkt nach dem Anlegen landest du auf dem Organisations-Dashboard. Dort kannst du sofort weitere Personen per Email einladen und ihnen eine Rolle zuweisen.
Daten freigeben — passiert automatisch
Alle bestehenden Waldbesitze aus deinem persönlichen Konto werden automatisch der Organisation zugeordnet. Neue Mitglieder sehen sofort alle Abteilungen, Bestände und Einschläge.
Tipp: Du kannst den Organisationsnamen und die Kontakt-Email jederzeit unter Org-Dashboard → Einstellungen ändern.
Rollen erklärt
Jedes Mitglied hat genau eine Rolle. Über Rollen steuerst du, wer Daten nur lesen, schreiben oder sogar die Organisation verwalten darf.
| Rolle | Rechte |
|---|---|
| Besitzer | Volle Kontrolle: Billing und Abonnement verwalten, alle Mitglieder einladen und entfernen, Rollen ändern, Organisation umbenennen und löschen. Es muss mindestens einen Besitzer geben. |
| Verwalter | Mitglieder einladen und Rollen vergeben (außer Besitzer). Volle Lese- und Schreibrechte auf alle Daten — Waldbesitze, Einschläge, Meldungen, EUDR. Kein Zugriff auf Billing. |
| Mitglied | Daten lesen und schreiben: Waldbesitze, Abteilungen, Bestände, Einschläge und Meldungen anlegen, bearbeiten und löschen. Keine Verwaltung anderer Mitglieder. |
| Betrachter | Nur lesen. Ideal für Steuerberater, Förster oder FBG-Mitglieder, die den Stand einsehen, aber nichts ändern sollen. |
Tipp: Vergib die Rolle Betrachter an deinen Steuerberater — er sieht Einschläge und Erlöse, kann aber nichts versehentlich ändern.
Mitglieder einladen
Org-Dashboard öffnen
Klicke oben rechts auf deinen Organisationsnamen und wähle Organisation verwalten. Du landest auf dem Org-Dashboard mit der Mitgliederliste.
Email eingeben und Rolle wählen
Klicke auf Mitglied einladen, gib die Email-Adresse ein und wähle die gewünschte Rolle. Klicke anschließend auf Einladung senden.
Eingeladener bekommt Email mit Link
Die Person erhält eine Email mit einem persönlichen Einladungslink. Der Link ist 7 Tage gültig.
Annehmen — wird automatisch aktiv
Beim Klick auf den Link wird der Eingeladene aufgefordert, sich zu registrieren oder (falls bereits Waldpilot-Nutzer) einzuloggen. Nach Bestätigung ist das Mitglied sofort aktiv und sieht alle Daten der Organisation.
Eingeladene Personen brauchen keinen eigenen kostenpflichtigen Tarif. Sie nutzen einen Platz deiner Organisation.
Plätze (Seats) verwalten
Jedes aktive Mitglied belegt einen Platz. Im Abonnement sind abhängig vom Plan Plätze inklusive:
- Betrieb: 3 Plätze inklusive, jeder weitere Platz 4,99 € / Monat
- FBG: 5 Plätze inklusive, jeder weitere Platz 3,99 € / Monat
Auf dem Org-Dashboard siehst du oben „Belegte Plätze: 4 / 5". Reichen die inklusiven Plätze nicht, kannst du über Plätze erweitern jederzeit weitere hinzubuchen. Die Änderung wird sofort bei Stripe angepasst, der zusätzliche Platz ist umgehend verfügbar und du kannst sofort weitere Mitglieder einladen.
Tipp: Entfernst du ein Mitglied, wird der Platz sofort wieder frei und kann ohne Zusatzkosten neu vergeben werden. Reduzierst du Plätze unter der aktuellen Belegung, bleibt das Abonnement bis zum Abrechnungsende aktiv.
Geteilte Daten — wer sieht was?
In einer Organisation sind alle Daten geteilt. Es gibt keine privaten Waldbesitze innerhalb einer Org — das ist gewollt, damit niemand „vergessen" wird.
- Alle Mitglieder sehen alle Waldbesitze, Abteilungen und Bestände
- Alle Holzeinschläge, Einschlagsmeldungen und EUDR-Erklärungen sind für alle sichtbar
- Borkenkäfer-Kontrollen, Sturmschäden und Wildschäden werden im Team dokumentiert
- Jede Aktion wird beim ausführenden Benutzer gespeichert — der Audit-Trail bleibt erhalten, auch wenn ein Mitglied später austritt
Wichtig: Plane keine privaten Notizen in einer Org-Umgebung — jedes Mitglied mit passender Rolle kann sie lesen. Für persönliche Daten bleibe beim Tarif Privat.
Activity Log
Auf dem Org-Dashboard zeigt das Activity Log die letzten Aktivitäten aller Mitglieder. Du siehst auf einen Blick, wer was angelegt, geändert oder gelöscht hat — zum Beispiel „Anna Müller hat Einschlag Hiebsort Buche II angelegt" oder „Peter Schulz hat EUDR-Erklärung für Abteilung 7 generiert".
- Zeigt die letzten 50 Aktivitäten, mit Datum, Uhrzeit und ausführendem Benutzer
- Filter nach Benutzer, um gezielt nachzuvollziehen, was ein bestimmtes Mitglied gemacht hat
- Filter nach Aktionstyp (angelegt, bearbeitet, gelöscht)
- Direkter Link vom Log-Eintrag zum betroffenen Datensatz
Tipp: Das Activity Log ist besonders in FBGs wertvoll: Der Vorstand kann jederzeit nachvollziehen, welches Mitglied wann eine Einschlagsmeldung erstellt hat.
Organisation verlassen
Jedes Mitglied kann die Organisation jederzeit selbst verlassen. Öffne dazu Profil → Meine Organisationen und klicke bei der betreffenden Org auf Verlassen.
- Der Datenzugriff endet sofort — Waldbesitze, Einschläge und Meldungen der Org sind nicht mehr sichtbar
- Alle bereits ausgeführten Aktionen bleiben im Activity Log erhalten — mit Name des ehemaligen Mitglieds
- Persönliche Daten im eigenen Privat-Konto bleiben unverändert
- Der freigewordene Platz kann sofort neu vergeben werden
Wichtig: Der letzte Besitzer kann die Organisation nicht verlassen. Er muss entweder eine andere Person zum Besitzer befördern oder die Organisation löschen.
Organisation löschen
Nur ein Besitzer kann eine Organisation löschen. Die Funktion findest du unter Org-Dashboard → Einstellungen → Organisation löschen. Zur Sicherheit musst du den Organisationsnamen zur Bestätigung eintippen.
Beim Löschen passiert Folgendes:
- Alle Mitgliedschaften werden entfernt — die bisherigen Mitglieder verlieren sofort den Zugriff
- Alle Waldbesitze, Abteilungen, Bestände und Einschläge gehen zurück an den ursprünglichen Besitzer in dessen Privat-Konto
- Die Stripe-Subscription wird automatisch gekündigt, die Abrechnung endet zum nächsten Abrechnungszeitraum
- Das Activity Log wird archiviert und ist für den ehemaligen Besitzer weiterhin einsehbar (DSGVO-konform)
Wichtig: Das Löschen einer Organisation kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Mitglieder verlieren sofort den Zugriff. Informiere dein Team rechtzeitig vorher.
Was kommt als nächstes?
- Erste Schritte — Waldbesitz einrichten und Bestände erfassen
- Einschlagsmeldung — Gesetzliche Meldung im Team erstellen
- EUDR-Compliance — Sorgfaltserklärungen gemeinsam verwalten